Sachverhalt: Die am 06.12.2002 beschlossene Benutzungsordnung und die am 09.12.2010 beschlossene Entgeltordnung des Stadtarchivs der Hansestadt Stralsund bedürfen aus folgenden Gründen einer Neufassung.

1. Benutzungsordnung

Mit der Inbetriebnahme des Zentraldepots gibt es andere logistische Rahmenbedingungen, die in der Benutzungsordnung Berücksichtigung finden müssen.

Die Benutzung von Archivgut, insbesondere personenbezogenen Unterlagen, die noch datenschutzrechtlichen Beschränkungen unterliegen, war bisher unzureichend geregelt.

Im Sinne der Vereinheitlichung in verschiedenen Einrichtungen der Hansestadt Stralsund wurden vergleichbare Punkte an die bereits beschlossenen Regelungen der Benutzungsbedingungen der Stadtbibliothek angepasst.

Die bisher ausschließlich auf die persönliche Benutzung ausgerichteten Regelungen werden auch auf andere Arten der Benutzung ausgedehnt, die ausgehend von den Erfahrungen der vergangenen Jahre insbesondere durch digitale Angebote über das Internet an Bedeutung zunehmen werden.

2. Entgeltordnung

Durch die erteilte Ermächtigung zum Führen eines Dienstsiegels zum Zweck der Beglaubigung von Archivgut ergibt sich die Notwendigkeit der Einführung eines neuen Entgeltpunktes „Beglaubigung von Kopien aus Archivgut.

Vergleichbare Entgelttatbestände wurden in ihrer Höhe an die der Verwaltungsgebührensatzung der Hansestadt Stralsund angepasst.

Bisher gab es keine praktikable Handhabe zur Gewährung von Ermäßigungen und Erlassen der Entgeltzahlungen im Einzelfall. Durch die Benennung konkreter Voraussetzungen wird sowohl dies als auch die Erhebung von Zuschlägen ermöglicht.

Durch verschiedene Ergänzungen der letzten Neufassungen ist der innere Aufbau der Entgeltordnung unübersichtlich geworden, z. B. Verteilung der Entgelte für analoge und digitale Reproduktionen auf zwei unterschiedliche Punkte. Dies wird durch die Neufassung beseitigt.

Durch die derzeitige Schließung des Johannisklosters entfallen die bisher dazu enthaltenen Entgelttatbestände. Sie werden im Zuge der Wiederöffnung des Johannisklosters gesondert geregelt.

Die Höhe der Entgelte wurde durch die als Anlage 6 beigefügte Kalkulation ermittelt.

Beschlussvorschlag:

Die Bürgerschaft beschließt die in Anlage 1 beigefügte Benutzungsordnung und die in Anlage 2 beigefügte Entgeltordnung des Stadtarchivs.

Lösungsvorschlag:

Auf Grundlage der Kommunalverfassung für das Land Mecklenburg-Vorpommern in der Fassung vom 13. Juli 2011, hier § 22 Abs. 2, werden die beigefügte Benutzungsordnung (Anlage 1) und die beigefügte Entgeltordnung (Anlage 2) für das Stadtarchiv der Hansestadt Stralsund durch die Bürgerschaft beschlossen.

Alternativen:

Die bestehende Benutzungsordnung und Entgeltordnung wird beibehalten.