Anfrage:

 

1.    Welche Bemühungen hat die Verwaltung unternommen, um im Verwaltungshandeln digitale Möglichkeiten zu nutzen und so Papier zu reduzieren?

2.    In welchem Maß konnte der Papierverbrauch dadurch in den letzten Jahren reduziert werden?

3.    Welche weiteren Maßnahmen sieht die Verwaltung diesbezüglich für die Zukunft?

 

Die Beantwortung erfolgt schriftlich mit folgendem Inhalt:

 

Zu 1.

-       Einführung von OpenR@thaus mit Angeboten für zahlreiche Online-Dienste

(z. B. KFZ-Zulassung, Meldebescheinigungen, Wahlscheine, Standesamtsurkunden, Bewohnerparkausweise, Hundesteuer, Anhörung Verkehrsverstöße, Bauleitpläne, Stadtarchiv, Anmeldung Musikschule und Bibliothek, Kita und Schulen)

-       Nutzung von Interamt für papierlose Bewerbungsverfahren

-       Nutzung von PersoChange bei Personalveränderungen (Einstellung, Umsetzung, Beendigung usw.)

-       Nutzung von Session für papierlose Gremienvorlagen (Ausdruck von nur 16 Papierexemplaren für Bürgerschaftssitzungen)

-       Einführung von digitalen internen Genehmigungsprozessen (Erteilung von Befugnissen, Freigabe von Planstellen)

-       Nutzung von Cloud-Diensten für den Versand von Dokumenten

-       Durchführung von digitalen Vergabeverfahren (Vergabeunterlagen, Angebote)

-       verstärkte Nutzung der digitalen Kommunikation (EGVP, beBPo, E-Mail)

-       Nutzung von digitaler Fachliteratur (Datenbanken, Kommentare, Handbücher)

-       Erstellung von 21.000 Mehrjahresbescheiden im Grundsteuerbereich

-       Durchführung von Scanarbeiten für Grundsteuerakten, Akten der Verkehrsbehörde, Bauakten, Stadtarchiv usw.

-       Umstellung auf digitale Aktenführung und Kommunikation für verschiedenste Verwaltungsbereiche (z. B. Meldewesen, KFZ-Zulassung, Führerscheinstelle, Bußgeldstelle)

-       digitale Beteiligungsverfahren im Baurecht

Hierzu ist zu sagen, dass dies erst der Anfang ist, weil sich die Digitalisierungsprozesse in den nächsten Jahren verstetigen werden.

 

 

Zu 2.

Papierverbrauch der Verwaltung 2019 – 2021:

 

2019          1.772.000 Blatt          

2020          1.627.500 Blatt          

2021          1.582.000 Blatt          

 

Ein Trend zur Senkung des Papierverbrauches ist insoweit erkennbar.

Weiterhin ist anzumerken, dass die Mitarbeiter*innen Anzahl in den letzten Jahren

gestiegen ist, sich insoweit auch auf den Papierverbrauch auswirkt. Gerade im

freiwilligen Bereich hat die Hansestadt Aufgaben übernommen, die der Landkreis

schlicht nicht oder nicht zureichend macht.

 

 Zu 3.

-       Einführung weiterer Online-Dienste in OpenR@thaus

-       weitere Umstellung auf digitale Aktenführung, verstärkte Nutzung DM-System d.3

-       weitere Durchführung von Scanarbeiten

-       ­verwaltungsweite Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows

-       Umstellung weiterer interner Prozesse auf digitale Workflows

-       Schaffung weiterer Voraussetzungen zur digitalen Kommunikation mit anderen Behörden

-       Verzicht auf interne papiergebundene Kommunikation

-       Nutzung von digitalen Projektmanagementsystemen

-       Verzicht auf die Herstellung von Printmaterial für das Standortmarketing

 

Frau Kümpers kündigt eine schriftliche Nachfrage an.