Die Anfrage bezieht sich auf die Einführung der e-Akte in der Verwaltung sinngemäß wie folgt:

 

1. Ist es richtig, dass mit der Einführung der e-Akte alle Angaben über einen jeweiligen Bürger zentral erfasst werden und somit dieser sein Anliegen an einer Anlaufstelle erledigen kann?

 

2. Es stellt sich die Frage, welche Daten von welcher Behörde (oder anderen Firmen) gesammelt werden, wer Zugriff auf diese Daten hat (mit welcher Zugriffsbefugnis) und wie diese Daten vor Missbrauch geschützt werden sollen.

 

3. An welcher Stelle hier in Stralsund können die e-Akten eingesehen und auf ihre Richtigkeit kontrolliert werden.

 

Herr Höhndorf antwortet zum besseren Verständnis für die Einreicherin in einem systematischen Zusammenhang wie folgt:

 

In der Sitzung am 07. Dezember 2017 teilte der Präsident der Bürgerschaft mit, dass der Prüfauftrag der Bürgerschaft zur Einführung der elektronischen Akte in der Verwaltung aus der Sitzung vom 18. Mai 2017 seitens der Verwaltung als sinnvoll angesehen wird und bereits in einigen Bereichen der Verwaltung eine elektronische Aktenführung vorgenommen wird.

 

Die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung beinhaltet vereinfacht gesagt zunächst nichts Weiteres, als dass die bisher in Papierform geführten Akten nunmehr digital geführt werden. Dies ist der Grundbaustein für die Modernisierung der Verwaltungsarbeit. Gleichzeitig ist dies aber auch der Grundbaustein dafür, den Bürgerinnen und Bürgern künftig Serviceleistungen auf digitalem Wege – u. a. auf der Homepage der Hansestadt Stralsund – zur Verfügung zu stellen.

 

Eine zentrale Erfassung von persönlichen Daten gibt es verständlicherweise auch bei der elektronischen Aktenführung nicht. Die erforderlichen Daten werden nur in dem jeweiligen Fachverfahren gespeichert und sind auch nur für die mit der Bearbeitung der Aufgabe beauftragen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einseh- bzw. veränderbar.

So werden, wie auch bisher, die erforderlichen Meldedaten im Melderegister, die Führerscheindaten im Führerscheinregister und die Fahrzeugdaten im Fahrzeugregister usw. gespeichert.

Eine Übermittlung der Daten an andere Behörden oder sonstigen Stellen erfolgt ebenfalls nur auf Grundlage der dafür geltenden rechtlichen Bestimmungen und auch nur auf Veranlassung der jeweiligen Fachbehörde.

 

Auch in Bezug auf das Akteneinsichtsrecht besteht kein Unterschied zu den bisher geführten Papierakten. Jeder hat das Recht Auskunft über die von ihm gespeicherten Daten zu bekommen und Einsicht in die über ihn geführten Akten zu nehmen.

 

Für Fragen oder Anliegen besteht u. a. die Möglichkeit, sich an den Datenschutzbe-auftragten der Hansestadt Stralsund oder der Landes Mecklenburg-Vorpommern zu wenden.