Anfrage:

 

1.    Welche Verfahren hat die Verwaltung in den letzten zwei Jahren digitalisiert?

 

2.    Welche Maßnahmen sind für die Zukunft geplant?

Herr Tanschus antwortet wie folgt:

zu 1.

 

Im Zuge der Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS) und der eAkte wird seit 2015 in der KFZ-Zulassungsstelle, der Führerscheinstelle, der Meldebehörde, der Gewerbeabt. und der Abt. Steuern ausschließlich elektronisch gearbeitet. Die Altakten  werden per Scanprozess bei Relevanz für neue Geschäftsprozesse in die elektronische Aktenführung übernommen. Dem ging eine Phase der Projektvorbereitung voraus, die aus Prozessanalysen, deren Auswertungen und organisatorischen Festlegungen bestand.

Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind gut auf die neuen Herausforderungen vorbereitet worden. In Workshops und Schulungen wurden sie fit gemacht für eine völlig neue Arbeitsweise.

Technisch und organisatorisch läuft der Aufbau des elektronischen Aktenplans für das allgemeine Schriftgut. Dieser Vorgang wird die Verwaltung in den nächsten Jahren begleiten. Ziel ist ein nahezu 100%iger digitaler Durchlauf jeglicher Post bis zu allen Führungskräften und Sachbearbeitern. Nur so kann eine medienbruchfreie Zusammenarbeit ämterübergreifend realisiert werden.

Voraussetzung dafür war zunächst die ämterweite Überarbeitung des allgemeinen Aktenplanes. Alle Ämter wurden an der Überarbeitung beteiligt. Die IT-Abteilung arbeitet in der jetzigen Pilotphase bereits ausschließlich digital. Die Arbeitsweise mit einem digitalen Aktenplan im DMS wird oder wurde bereits allen Amtsleitern an Hand der Akten der IT-Abteilung praxistauglich vorgestellt. Als nächster Schritt erfolgt die Erarbeitung eines Projektplans zur verwaltungsweiten Einführung, in dem die weiteren Projektschritte und die entsprechenden Schulungen und Workshops festgelegt werden.

Voll digital arbeitet das Standesamt. Sämtliche Beurkundungen, die in den standesamtlichen Registern geführt werden (z.B. Geburten, Eheschließungen, Todesfälle), erfolgen per elektronischer Unterschrift, für die die Standesbeamtinnen Signaturkarten erhalten haben.

 

Zu 2.

 

Noch im  Jahr 2017 beginnt die Einführungsphase des digitalen Durchlaufs von Rechnungen, des sogenannten Rechnungsworkflow. Dies ist die zusammenfassende Bezeichnung für den Prozess zur Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Der Rechnungsworkflow regelt, welche Tätigkeiten bei der Rechnungsbearbeitung in welcher Reihenfolge, unter welchen Bedingungen von wem erledigt werden sollen. Pilotanwender wird das Ordnungsamt sein. Auch dieser Prozess, der unter intensiver Zusammenarbeit des Amtes für zentrale Dienste, des Kämmereiamtes und des Ordnungsamtes erfolgt, wird die Verwaltung die nächsten Jahre begleiten.

 

Im Plan für die nächsten 2 Jahre sind darüber hinaus weitere Digitalisierungen in den Fachbereichen des Amtes für Planung und Bau. Hierzu gehört die Anbindung von 2 weiteren Fachverfahren an die Archivierung im zentralen DMS.

Vorgesehen ist die Beschaffung und Einführung von digitalen mobilen Endgeräten für die Kontrolle des Verkehrsraumes (Straßen und Gehwege) sowie für die Erfassung und Kontrolle der städtischen Spielplätze und Papierkorbstandorte.

Beabsichtigt ist die Einführung eines Bewerbermanagements für die Personalabteilung. Damit wird es möglich, Onlinebewerbungen schnell zu bearbeiten und übersichtlich auszuwerten und damit den Auswahlprozess für alle Beteiligten nach den entsprechenden Bedürfnissen effektiv zu gestalten.

Für die Bürger ist die Online-Anhörung zu den Bußgeld – und Verwarnverfahren geplant. Damit soll der Aufwand bei der Erfassung und Bearbeitung von Anhörungen auf der Seite der Verwaltung reduziert und die Transparenz für den Bürger erhöht werden.

In Planung für die nächsten 2 Jahre ist die Vorbereitung der Bereitstellung des Online-Urkundenportals. Hierüber kann der Bürger unter Nutzung der eID –Funktion des neuen Personalausweises sowohl Eheurkunden, Geburtsurkunden, Lebenspartnerschaftsurkunden als auch Sterbeurkunden beim zuständigen Standesamt anfordern.

 

Auf die beantragte Aussprache wird verzichtet.