Frau Lewing erteilt Herrn Troyke das Wort.

 

Herr Troyke informiert zunächst über die erfolgte Veröffentlichung des Tätigkeits- und Rechenschaftsberichtes des Rechnungsprüfungsausschusses 2015 im Amtsblatt 10/2016.

 

Im Weiteren informiert er über die, im Zeitraum seit der letzten Ausschusssitzung abgeschlossene Prüfungen.

So wurden mehrere Prüfungen von Handvorschuss- und Einnahmekassen durchgeführt. In deren Ergebnis wurde z. B. eine Kasse aufgelöst. Das Rechnungsprüfungsamt hatte die Anpassung der erhobenen Entgelte an die marktüblichen Preise oder die Einstellung der Leistungen empfohlen. Das Hauptamt entschied die Auflösung der Kasse. Das Rechnungsprüfungsamt hat in diesem Zusammenhang ebenfalls die Überarbeitung der seit 2001 unverändert geltenden Verwaltungsgebührensatzung der Stadt angemahnt, da sich allein die Personalkosten in diesem Zeitraum um ca. 35 Prozent erhöht haben.

Im Ergebnis weiterer Kassenprüfungen wurde die Abwicklung von Zahlungsvorgängen durch Banküberweisungen über Personenkonten (Bauamt/Bauaufsicht) empfohlen sowie die transparentere Gestaltung von Einzahlungen und Abrechnungen für Veranstaltungen (Musikschule) eingefordert.

 

Es erfolgte eine Prüfung eines Verwendungsnachweises der Abteilung Feuerwehr. Hier wurden Beanstandungen wegen fehlerhafter Ermittlung der Aufwendungen und wegen Nichteinhaltung vergaberechtlicher Bestimmungen erhoben.

Herr Troyke informiert, dass insgesamt noch 9 „überfällige“ Nachweisführungen über Zuwendungen aus den Jahren 2012 – 2015 mit einem Gesamtwert von rd. 1,2 Mio. EUR und deren anschließender Prüfung ausstehen.

  

Im Ergebnis einer Sonderprüfung zur Beschaffung und Wartung von Klimaanlagen gab es diverse vergaberechtliche Beanstandungen. So wurden Wertgrenzen nicht eingehalten, bestehende Verträge wurden ohne Anpassung um neue technische Anlagen erweitert und es traten Unregelmäßigkeiten bei der Vergabe von Leistungen auf. Darüber hinaus wurden teilweise zu hohe Rechnungspreise bezahlt. Über die ausstehende, von der Abt. Zentrales Gebäudemanagement dazu angeforderte Stellungnahme, wird der Ausschuss in seiner nächsten Sitzung informiert.

Zudem mahnte das Rechnungsprüfungsamt die Anpassung der Vergaberichtlinie der Stadt an das geltende Vergaberecht an. Nach Auskunft der Zentralen Vergabestelle soll eine Überarbeitung der Richtlinie zeitnah, jedoch erst nach Inkrafttreten der, zur Vergabe im Unterschwellenbereich avisierten weiteren Gesetzesänderungen erfolgen.

 

Weitere Prüfungen führte das Rechnungsprüfungsamt zum Stellenplan 2017, zum Erwerb von Grundstücken sowie zu zwei Dienstanweisungen, letztere teilweise mit wesentlichen Änderungsanregungen durch.

 

Es befinden sich derzeitig zwei Prüfungen vor Abschluss. Zum einen betrifft das die Dienstvereinbarung zum betrieblichen Vorschlagswesen. Darüber hinaus führte das Rechnungsprüfungsamt die jährlich geforderte Prüfung der Stadtkasse am 29./30.11.2016 durch, die u. a. Prüfungsanmerkungen bezüglich Nichteinhaltung von Fälligkeiten, einer Differenz zwischen Rechnungs- und Überweisungsbetrag oder der fehlerhaften Auslösung von Bestellungen gab. Nach Abschluss der Prüfungen bzw. Erstellung der entsprechenden Prüfberichte erfolgt eine detaillierte Information des Ausschusses.

 

Zur Prüfung des Jahresabschlusses 2011 führt Herr Troyke aus, dass dem Rechnungsprüfungsamt erste Abschlussunterlagen seit dem 02.01.2017 zur Verfügung stehen. Dabei handelt es sich um einen Ordner mit Berechnungsgrundlagen zu den Rückstellungen.

Herr Troyke betont ausdrücklich, dass das Rechnungsprüfungsamt zugesichert hat, den Jahresabschluss aufstellungsbegleitend und zeitnah zu prüfen. Vom Kämmereiamt wurde dazu am 10.01.2017 wiederholt ein detaillierter Zeitplan der Übergabe entsprechender Arbeitsunterlagen abgefordert, damit das Rechnungsprüfungsamt seine Prüfarbeiten zum Jahresabschluss 2011 – auch in Abstimmung mit anderen terminlich gebundenen Pflichtprüfungen oder Urlaubszeiten - planen kann.

 

In einer kurzen Diskussion bringen die Ausschussmitglieder ihre Sorge über mögliche Konsequenzen für die Stadt aus dem Rückstand der Erstellung der Jahresabschlüsse ab 2011 zum Ausdruck.

 

Auf die Bitte von Frau Lewing um Auskunft zum Prüfungsstand der Fraktionszuwendungen, sichert Herr Troyke die Vorlage des Prüfberichtes zur Sitzung am 01.03.2017 zu.