Frau Lewing übergibt zu diesem Tagesordnungspunkt das Wort an Frau Ehrke.

 

Frau Ehrke informiert die Mitglieder anhand der mit den Sitzungsunterlagen übergebenen Übersicht zum Stand der Prüfungen der einzelnen Arbeitspakete. Sie sagt, dass zum Zeitpunkt der Erstellung der Übersicht am 31.08.2015, von 37 Arbeitspaketen 26 Arbeitspakete abgeschlossen und 11 noch offen waren. Seit dem 31.08.2015 bis zum heutigen Tag wurde seitens der Verwaltung zügig an den Arbeitspaketen gearbeitet.

 

Frau Ehrke teilt mit, dass am 24.08.2015 in der OB-Beratung in der Zuarbeit des Kämmereiamtes zur „Finanzanalyse zur Haushaltsdurchführung per 30.06.2015“ im Punkt 4 Aussagen zur Beschlussfassung über die Feststellung der Eröffnungsbilanz zum 01.01.2011 und zu einzelnen Arbeitspaketen enthalten waren. Durch den Oberbürgermeister sei nach den Einwendungen des Rechnungsprüfungsamtes und den Aussagen des Kämmereiamtes festgelegt worden, dass beide Ämter im Einvernehmen festlegen sollen, was zu tun ist, um den Termin der Beschlussfassung in der Bürgerschaft am 10.12.2015 zu halten. Käme es zu keiner Einigung, dann soll innerhalb eines Monats ein Termin beim Oberbürgermeister beantragt werden.

 

Frau Ehrke führt fort, dass von den elf genannten Arbeitspaketen, deren Prüfungen am 31.08.2015 noch nicht abgeschlossen waren, sich zu dem Zeitpunkt zehn zur Überarbeitung in der Verwaltung befanden. Lediglich eines befand sich in der Bearbeitung des Rechnungsprüfungsamtes. Fünf Arbeitspakete wurden seit 31.08.2015 wieder an das Rechnungsprüfungsamt zurückgegeben. Diese wurden teilweise bearbeitet und aufgrund von Mängeln erneut an das Kämmereiamt abgegeben. Anhand von Beispielen erläutert sie das für das Arbeitspaket 2. Hier wurde die EAV-Liste mit 1.500 Vermögensgegenständen am 02.09.2015 dem Rechnungsprüfungsamt wieder vorgelegt. Nach 150 Stichproben durch das Rechnungsprüfungsamt erfolgte am 07.09.2015 die Rückgabe der Unterlagen wegen erheblicher Wertübertragungs- und Berechnungsfehler zur Überarbeitung. Beispielhaft erläutert Frau Ehrke einige Feststellungen:

 

• ehemalige Obdachlosenunterkunft

Das vormals aufgeführte Gebäude wurde mit einem Wert von 37.190,53 € erfasst. Nach der Überarbeitung fehlte dieses Gebäude in der Auflistung. Dafür war ein Stallgebäude mit 8.400,00 € aufgeführt.

• Großgarage Fruchthof Lüssow

Die Gesamtnutzungsdauer ist mit 960 Monaten falsch ausgewiesen. Richtig sind 480 Monate.

 

Frau Ehrke erklärt, dass alle Prüfer/innen zügig an den einzelnen Arbeitspaketen arbeiten.

 

Sie schätzt ein, dass es sehr schwierig wird, den Termin 31.12.2015 zu halten und die geprüfte Eröffnungsbilanz der Bürgerschaft vorzulegen. Die Arbeitspakete wurden ursprünglich auf alle fünf Prüfer/innen aufgeteilt; jetzt seien nur noch vier da. Damit war es erforderlich, die entsprechenden Arbeitspakete neu zuzuteilen.

 

Des Weiteren weist sie darauf hin, dass nicht alle Bestandteile der Eröffnungsbilanz - wie z. B. die Sonderposten oder auch die sonstigen Angaben des Anhangs - in Arbeitspaketen enthalten sind. Auch die Fragen, wie z. B. ob ein „Internes Kontrollsystem“ vorhanden ist und ordnungsgemäß arbeitet oder ob und wie die Buchungen zur Eröffnungsbilanz mit Hilfe der automatisierten Datenverarbeitung mit zertifizierter Software erfolgten, müssen im Rahmen der Prüfung der Eröffnungsbilanz begutachtet werden.

 

Frau Ehrke erläutert den Verfahrensweg bis zur beabsichtigten Feststellung der Eröffnungsbilanz am 10.12.2015 in der Bürgerschaft. Sie sagt, dass erst, wenn alle Vorgänge aus der Verwaltung zurück seien und die Beanstandungen, wenn möglich ausgeräumt wurden, die endgültige Eröffnungsbilanz mit den festgestellten Zahlen erstellt werden könne. Gegenwärtig liege nur die vorläufige Eröffnungsbilanz mit Stand vom 07.07.2014 vor. Die seither geänderten Zahlen seien darin noch nicht enthalten. Nach der Prüfung müssen somit wertmäßig die Aktiva und Passiva ausgewiesen und zusammen mit dem Anhang vorgelegt werden. Dann erfolge die Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt dahingehend, ob alle Feststellungen in der Bilanz enthalten sind. Anschließend wird der Prüfungsbericht erstellt und dem Oberbürgermeister die Möglichkeit eingeräumt, sich dazu zu äußern. Danach würde der Rechnungsprüfungsausschuss beteiligt werden. Der Ausschuss entscheide dann, ob er sich den Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes anschließt oder eigene Prüfungen vornimmt. Er bestätigt Bürgerschaftsvorlage und legt sie dieser zur Beschlussfassung vor.

 

Frau Lewing äußert sich zu der ihr seitens des Oberbürgermeisters gegebenen Information, dass die Vorstellungsgespräche für die Planstelle des Leiters des Rechnungsprüfungsamtes in dieser Woche stattfinden und abgeschlossen werden sollen.

 

Herr Kuhn schlägt eine Terminverschiebung für die Prüfung der Eröffnungsbilanz vor, um den Druck auf die Sachbearbeiter/innen etwas abzumildern.

 

Frau Kraska-Röll hinterfragt die Auswirkungen der Nichteinhaltung des Termins zum Jahresende 2015.

 

Frau Lewing erklärt, dass die Genehmigung des Haushaltes 2015 bereits unter der Maßgabe der Abgabe der Erklärung, dass die Eröffnungsbilanz zum 31.12.2015 festgestellt und geprüft ist, erteilt wurde.

 

Frau Ehrke informiert, dass voraussichtlich am 10. oder 11.09.2015 ein Gespräch zur Erstellung und Prüfung der Eröffnungsbilanz mit Herrn Heinrich stattfinden werde.

 

Des Weiteren sagt sie, dass neben den ausstehenden Arbeitspaketen, die sich in der Verwaltung zur Überarbeitung befänden, auch z. B. die Erfassung/Bewertung des Städtebaulichen Sondervermögens, noch nicht abgeschlossen werden konnte. Hier sei man von dem externen Unternehmen „Mittelrheinische Treuhand GmbH“ abhängig.

 

Frau Lewing betont, dass es für das Rechnungsprüfungsamt schwierig sei zu agieren, wenn auch noch Zuarbeiten Dritter nicht abschließend vorliegen. Sie erinnert daran, dass dem Rechnungsprüfungsamt die Zusage von der Verwaltung gegeben worden ist, dass spätestens zum bis 31.03.2015 alle Unterlagen zur Prüfung in entsprechender Qualität vorliegen.

 

Herr Kuhn schlägt vor, dass Frau Lewing den Oberbürgermeister nochmals auf das Problem hinweist.

 

Frau Lewing sagt, dass sie das bereits getan habe. An den Oberbürgermeister sei auch ein entsprechendes Schreiben geschickt worden. Sie werde aber den Oberbürgermeister nochmals informieren.

 

Herr Butter kann die Fehlerhaftigkeit in der Arbeit der Verwaltung nicht akzeptieren. Er erwartet, dass exakt, fehlerfrei und genau gearbeitet werde.