Frau Lewing erteilt Frau Ehrke das Wort.

 

Frau Ehrke informiert, dass seit der letzten Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vier Verwendungsnachweise geprüft worden sind. Im Rahmen der Prüfung des Verwendungsnachweises „Medienbeschaffung 2014 Stadtbibliothek“ wurden Hinweise gegeben. Diese betrafen die Bezahlung von Rechnungen weit vor der Fälligkeit.

 

Bei der Prüfung der Verwendungsnachweise

 

• „Jugendkunstschule im Theaterpädagogisches Zentrum M-V in Trägerschaft des STIC-er Theaters e. V. 2014“,
• „Erarbeitung eines Ausstellungskonzeptes für den Wikinger Goldschatz im Kulturhistorischen Museum Stralsund im Katharinenkloster“ und
• „Sanierung und Restaurierung von  Räumen  im  westlichen Klausurbereich, Teilbauabschnitt 1.1) des Katharinenklosters 2014“

 

gab es keine Beanstandungen.

 

Außerdem gibt Frau Ehrke bekannt, dass 11 Verwendungsnachweise im Rechnungsprüfungsamt vorliegen. Deren Prüfungen werden aufgrund der Priorität der Prüfung der Eröffnungsbilanz nach hinten verschoben. Mit den Ämtern wurde vereinbart, dass diese entsprechende Terminverlängerungen für die Vorlage der geprüften Verwendungsnachweise mit den Zuwendungsgebern vereinbaren. Zum Teil werden die Verwendungsnachweise den Zuwendungsgebern auch ungeprüft übergeben. In diesen Fällen werden die Prüfungsberichte später nachgereicht.

 

Frau Ehrke teilt mit, dass per September 2015 neun Verwendungsnachweise, die zum Prüfplan 2015 zur Prüfung angemeldet waren, dem Rechnungsprüfungsamt noch nicht vorgelegt worden sind.

 

Anschließend informiert Frau Ehrke, dass das Rechnungsprüfungsamt bei drei Dienstanweisungen beteiligt worden ist und teilweise umfangreiche Stellungnahmen abgegeben hat.

 

Darüber hinaus wurden zwei Anträge nach der Dienstanweisung 13/91 „Stundung, Niederschlagung und Erlass von Forderungen“ geprüft.

 

Des Weiteren informiert Frau Ehrke, dass in diesem Haushaltsjahr Pflichtprüfungen, wie die laufende Überwachung und Prüfung der Kassen in den Ämtern (Einzahlungskassen und Handvorschüsse) sowie die Prüfungen der Stadtkasse und der Zahlstelle im Ordnungsamt, bisher noch nicht vorgenommen worden sind. Geschuldet sei dies dem Umstand, dass alle Arbeiten der Prüfung der Eröffnungsbilanz untergeordnet wurden. Einzig die Kassenprüfung der Stadtkasse und der Zahlstelle werde noch vor dem Haushaltsabschluss im Dezember 2015 durchgeführt.

 

Aufgrund der personellen Situation – von ursprünglich fünf Prüfern fehle seit Mitte Mai einer – und der umfangreichen Prüfungen der Eröffnungsbilanz ist das Rechnungsprüfungsamt derzeit kaum in der Lage, weitere Prüfungen innerhalb der Verwaltung vorzunehmen. Es ist festzustellen, dass sich dies negativ auf die Qualität der Arbeit in der Verwaltung auswirke.

 

Frau Ehrke gibt bekannt, dass im Rahmen der OB-Beratungen auch umfangreiche Stellungnahmen zu Satzungen und Entgeltordnungen erarbeitet worden sind. Diese Prüfungen seien sehr zeitaufwändig gewesen, aber aus Sicht des Rechnungsprüfungsamtes erforderlich, da diese Vorlagen in der Bürgerschaft beschlossen werden und dann als Ortsrecht über einen längeren Zeitraum in Kraft sind.

 

Sie übergibt das Wort an Frau Riedel.

 

Frau Riedel geht auf wesentliche Prüfungsfeststellungen bei der „Musikschulgebührensatzung 2015“, wie z. B. die bei der Kalkulation der Gebühren nach dem KAG M-V erforderliche  Berücksichtigung der Abschreibungen, die Verwendung von Begrifflichkeiten wie „Alleinerziehende“ und der entsprechenden Nachweisführung ein.

 

Außerdem sagt sie, dass festgestellt worden sei, dass die Vorgabe der Bürgerschaft – die Höhe der Gebühr soll 15 % über der des Landkreises Vorpommern-Rügen liegen – nicht eingehalten worden ist (Anlage 5; B 0002/2015).

 

Zur Minimierung des Verwaltungsaufwandes wurde durch das Rechnungsprüfungsamt vorgeschlagen, die Gebührenzahlungen nicht monatlich, sondern in zwei Raten, und Erstattungen von Gebühren nur zum Schuljahresende vorzunehmen.

 

Ebenfalls seien die mangelnde Rechtschreibung/Grammatik sowie die Nichtbeachtung der Dienstanweisung „Schreibanweisung“ und der DIN 5008 beanstandet worden.

 

Frau Lewing unterstützt das Rechnungsprüfungsamt hinsichtlich dieser Aussagen. Auch sie habe die mangelnde Beherrschung der deutschen Sprache bereits oftmals festgestellt. Sie betont, dass diese das Handwerkszeug der Verwaltung sei.

 

Anschließend führt Frau Riedel zur „Benutzungsordnung“ und „Entgeltordnung“ der Stadtbibliothek aus, dass dort ebenfalls das KAG M-V hinsichtlich der Abschreibungen nicht beachtet worden ist. Außerdem seien erhebliche Abweichungen bei den „Sonstigen Entgelten“ z. B. für Fotokopien gegenüber den viel höheren Gebühren in der „Verwaltungsgebührensatzung“ festgestellt worden. Hier muss eine einheitliche Anwendung gewährleistet werden.

 

Als nicht erforderlich wird neben der Vorlage eines Ausweises oder Reispasses die Einreichung einer Meldebescheinigung für die Anmeldung als Leser/in der Stadtbibliothek angesehen, zumal diese 3,50 € koste.

 

Ebenfalls wurde hier die Problematik der Nachweisführung für den Status „Alleinerziehende“ angemerkt.

 

Auch in dieser Vorlage wurden die mangelhafte Beachtung von Rechtschreibung/Grammatik sowie eine sinnvolle einheitliche Verwendung von Begrifflichkeiten angemerkt.

 

Die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses diskutieren die Prüfungsfeststellungen.

 

Frau Ehrke setzt ihre Ausführungen fort. Sie geht auf die Feststellungen zur anlassbezogenen Vorabprüfung zum Erwerb eines Mannschaftstransportwagens für die Freiwillige Feuerwehr ein. Die erheblichen Bedenken zur Vergabe nach einer beschränkten Ausschreibung bezogen sich u. a. darauf, dass

 

• Forderungen aus der Leistungsbeschreibung nicht erfüllt worden sind,
• der Gesamtpreis nicht schlüssig nachgewiesen worden ist,
• unzulässige Preisabsprachen nach der Angebotsöffnung stattfanden und
• das erneute Angebot nicht unterschrieben wurde.

 

Im Ergebnis dieser Prüfungsfeststellungen wurde die Ausschreibung am 28.08.2015 durch die Feuerwehr aufgehoben.

 

Frau Lewing bedankt sich für die Ausführungen.