Anfrage:

 

1.    Welche Möglichkeiten (personelle Verstärkung, technische Ausstattung, externe Unterstützung o.ä.) sieht der Oberbürgermeister, die Erstellung der Jahresabschlüsse maßgeblich zu beschleunigen?

 

Die Beantwortung erfolgt schriftlich mit folgendem Inhalt:

 

Mit Schreiben vom 03.07.2020 ergingen die rechtsaufsichtlichen Entscheidungen zur Haushaltssatzung 2020 der Hansestadt Stralsund.

Es wurde angeordnet, dass die Jahresabschlüsse 2014 und 2015 bis spätestens zum 31.12.2020 festzustellen sind.  Zur Umsetzung der Verfahrensschritte ist quartalsweise zu berichten.

 

In der Berichterstattung für das IV. Quartal 2019 in Erfüllung der rechtsaufsichtlichen Anordnung A.2. zur Haushaltssatzung 2018/2019 vom 31.01.2020  ist der Zeitplan für die Jahresabschlüsse 2014 und 2015, der mit dem Rechnungsprüfungsamt/ Rechnungsprüfungsausschuss seinerzeit abgestimmt worden ist, wie folgt übergeben worden:

 

Das war die Zielstellung und damit wäre die rechtsaufsichtliche Anordnung umsetzbar gewesen.

 

In den folgenden Berichterstattungen zum I. und II. Quartal 2020 wurde auf den Zeitverzug  in der Aufstellung des Jahresabschlusses 2014 hingewiesen. Infolge der Allgemeinverfügung der Landesregierung zum Besuch von Schulen, Einrichtungen der Kindertagesförderung und der Kindertagespflege zur Eindämmung der Atemwegerkrankung COVID- 19/Übertragung von SARS-CoV-2 ab dem 16. März 2020 und der weiteren Gesetze und Verordnungen zur CORONA- Eindämmung stand auch die Verwaltung vor großen Herausforderungen, um den Dienstbetrieb aufrecht zu erhalten.  

Gerade die Absicherung der Kinderbetreuung bei geschlossenen Schulen und Kindereinrichtungen führte zu Arbeitszeiteinbußen zur Erfüllung der Aufgabenstellungen.

Auch die Nichtbesetzung von Planstellen sowie durch einen Mitarbeiterwechsel konnten Zeitanteile nicht für Jahresabschlussarbeiten genutzt werden.

So entstand ein dreimonatiger Zeitverlust zur Aufstellung des Jahresabschlusse 2014 von alt 30.04.2020 auf neu 29.07.2020.

Durch die notwendigen Zuarbeiten im Prüfprozess zum Jahresabschluss 2014 und die Korrektur des Jahresabschlusses 2014 mit Stand vom 27.10.2020 aufgrund der Prüfungsfeststellungen sind aktuell Zeitanteile der MitarbeiterInnen der Abteilung Geschäfts- und Anlagenbuchhaltung für Tätigkeiten am Jahresabschluss 2015 verlustig gegangen.

 

Die Feststellung des Jahresabschlusses 2014 wird dennoch in der Sitzung der Bürgerschaft der Hansestadt Stralsund am 03.12.2020 erwartet, somit wäre ein Teil der Anordnung umgesetzt.  

Die Arbeiten zum Jahresabschluss 2015 sind kontinuierlich, jedoch durch den bestehenden Zeitverzug nicht in dem geplanten Zeitrahmen fortgeführt worden.  

 

Der rechtsaufsichtlichen Anordnung zur Feststellung des Jahresabschlusses 2015 bis spätestens zum 31.12.2020 kann nicht nachgekommen werden, die Verwaltung  setzt jedoch alles daran, die Aufstellung bis zum Jahresende 2020 vorzunehmen.

 

Soweit erst einmal die aktuelle Situation.

 

Was wurde nun bisher getan, um die Aufstellung der nachzuholenden Jahresabschlüsse  zu beschleunigen und was kann weiter getan werden?

 

In den letzten Jahren ist die personelle Ausstattung in der Abteilung Haushalts- und Finanzplanung zur Bearbeitung der  Städtebaulichen Sondervermögen um 2 Planstellen  und in der Abteilung Geschäfts- und Anlagenbuchhaltung um 4 Planstellen auf insgesamt 10 Planstellen erweitert worden. Zwischendurch fanden  wiederum ein Mitarbeiterwechsel bzw. notwendige befristete Besetzungen in der Elternzeit statt, die ein erhebliches Einarbeitungspotential nach sich ziehen.  Die personelle Ausstattung wird als angemessen angesehen.  Es geht jetzt vielmehr darum, die MitarbeiterInnen stets zu motivieren, ihre Arbeitsleistungen anzuerkennen  und eine Mitarbeiterbindung  aufzubauen, um langfristig mit einem konstanten Mitarbeiterstamm zu agieren.

 

Im Januar 2020 lief ein 9- monatiger Kompaktlehrgang des Studieninstituts M-V  mit dem Titel „Kommunaler Bilanzbuchhalter“ als erweitertes Inhouse- Seminar, speziell für die neuen MitarbeiterInnen des Kämmereiamtes, an.  Zunächst gelten zwar die dafür eingesetzten Zeitanteile als verloren für die Jahresabschlussarbeiten, jedoch wird der künftige Zugewinn an Fähigkeiten und Fertigkeiten dies in Quantität und Qualität bei den nächsten Jahresabschlüssen ausgleichen.

 

Im Rahmen eines Mentorenprogramms mit Vertretern anderer Kämmereien fanden Unterstützungsleistungen zu bestimmten Problemstellungen statt. Im Ergebnis eines Abschlussgesprächs der Mentoren mit dem Oberbürgermeister sind strukturelle Veränderungen  im Kämmereiamt verfügt worden, um durch eine effektivere Arbeitsorganisation die Aufstellung der Jahresabschlüsse weiter zu befördern. 

 

Die Schaffung einer neuen Planstelle zur Anwendungsbetreuung unserer Software und deren Besetzung  Ende Januar 2020  führt zu einem effektiveren Handeln bei diesbezüglichen Problemstellungen und zur Vorbereitung von Dienstleistungstagen der externen Sachverständigen und für die Organisation von Schulungsmaßnahmen unserer Software.

Die technische Ausstattung unserer Arbeitsplätze entspricht den objektiven und subjektiven Erfordernissen.

 

Zur weiteren Beförderung der Nachholung der Jahresabschlüsse hat der Oberbürgermeister  Kontakt zu einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft hergestellt. In einem ersten Gespräch am 05.02.2020 sollte herausgestellt werden, ob und wie die Jahresabschlussarbeiten zur Nachholung der ausstehenden Jahresabschlüsse beschleunigt werden können, um den gesetzeskonformen Zustand schneller herbeizuführen.

Das Ende Februar zugegangene schriftliche Vertragsangebot, welches sich auch auf die Optimierung der Umsatzbesteuerung nach § 2b UStG bezog, wurde unsererseits geprüft und als nicht zielführend abgewogen. Da nicht gesichert nachgewiesen werden konnte, ob und schon gar nicht wie eine Beschleunigung zur Aufstellung der Jahresabschlüsse gewährleistet werden kann, wurde von dem Angebot Abstand genommen. Es konnten von den Vertretern der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auch keine Referenzgemeinden zu der genannten Aufgabenstellung nachgewiesen werden. Auch nach Abwägung von Aufwand/ Kosten und Ergebnis bestätigte sich, dass keine Beauftragung für den Bereich Jahresabschlüsse erfolgen sollte. Diesem Abwägungsergebnis ist von Seiten des Oberbürgermeisters gefolgt und das Vertragsangebot nicht angenommen worden.

 

Externer Sachverstand wird seit langem für die Haushaltsplanungen und die Jahresabschlüsse der Städtebaulichen Sondervermögen in Anspruch genommen.

 

Zurückliegende Jahresabschlüsse zu bearbeiten ist komplex, vielschichtig und oftmals

einhergehend mit unvorhersehbaren Problemstellungen. Denen müssen wir uns als Verwaltung stellen. Das nimmt uns niemand ab.

Durch die zuvor genannten Maßnahmen, die durch den Oberbürgermeister ggf. sogar initiiert und immer mitgetragen wurden,  erfolgte bereits eine Beschleunigung der Nachholung, wenn man die Zeiträume zur Aufstellung der vergangenen vier Jahresabschlüsse  vergleicht und die Auswirkungen aus den Maßnahmen zur Eindämmung der Corona- Pandemie ausblendet. 

 

Zur Beförderung der nachzuholenden Jahresabschlüsse geht es nunmehr darum, dass

- da die Klärung und Verarbeitung komplexer Geschäftsvorfälle, die zudem noch vergangene Zeiträume betreffen, sehr zeitintensiv sind und von daher strukturell angegangen werden müssen,

- die Zusammenarbeit mit dem Rechnungsprüfungsamt intensiviert wird,

- die Zusammenarbeit mit den Fachämtern qualifiziert werden muss, ggf. durch Projektarbeit, 

- die Organisation der Buchhaltung in Teilschritten für ein effektiveres, modernes Arbeiten umzustellen ist sowie

- die notwendigen Dienstanweisungen zur Organisation des Rechnungswesens in Kraft

  gesetzt werden. 

 

 

Frau Bartel hat vorerst keine Nachfrage.