Frau Lewing begrüßt Herrn Troyke als Leiter des Rechnungsprüfungsamtes und wünscht ihm für seine Tätigkeit alles Gute und eine konstruktive Zusammenarbeit mit dem Rechnungsprüfungsausschuss. Sie erteilt ihm das Wort zum Tagesordnungspunkt.

 

Herr Troyke informiert, dass das Rechnungsprüfungsamt am 08./09.12.2015 eine Prüfung in der Stadtkasse/Zahlstelle durchgeführt hat. In dem dazu erarbeiteten Prüfbericht vom 15.12.2015 werden wesentliche Beanstandungen aufgeführt. Zu deren näherer Erläuterung bittet er Frau Ehrke um Ausführungen.

 

Frau Ehrke geht zunächst auf die gesetzlich festgeschriebene Prüfpflicht des Rechnungsprüfungsamtes ein. Sie legt dar, dass der Umfang der Prüfung auf die Kassenbestandsaufnahmen in der Stadtkasse und die Zahlstelle im Ordnungsamt und auf die Kontrolle der Beanstandungen aus der vorhergehenden Prüfung 2014 begrenzt wurde. Letzteres beinhaltete die Akzeptanz bzw. Ausräumung der Prüfungsfeststellungen in den vorgewiesenen Stellungnahmen der Verwaltung oder tatsächlich erfolgte Umsetzungen.

 

Im Ergebnis der Kassenprüfung am 08./09.12.2015 musste festgestellt werden, dass 6 Beanstandungen aus der Vorjahresprüfung nicht ausgeräumt wurden und damit als Wiederholungsbeanstandungen zu erheben waren. Zudem wurden 4 Beanstandungen zur Haushaltsführung 2015 erhoben.

Als Beispiele für Beanstandungen zählt sie die erforderliche Erarbeitung bzw. Überarbeitung von Dienstanweisungen, d. h. Anpassung an die Doppik oder an die tatsächlichen Gegebenheiten und die Umsetzung von Festlegungen aus Dienstanweisungen auf.

 

Frau Ehrke merkt weiter an, dass das Rechnungsprüfungsamt sich derzeitig in der Auswertung der Prüfungsbeanstandungen mit der Verwaltung befindet und diese um Abgabe von Stellungnahmen zum Prüfbericht bis zum 29.01.2016 gebeten hat.

 

In diesem Zusammenhang bittet Herr Kuhn, zu ermitteln, inwieweit die Stadt die Spendenbescheinigungen erst nach, vom Hauptausschuss oder der Bürgerschaft beschlossener Annahme ausstellt.

Frau Ehrke sichert die Prüfung des Vorgangs und eine entsprechende Information hierzu und zum weiteren Verfahren im Umgang mit allen Prüfungsbeanstandungen in der nächsten Ausschusssitzung zu.

 

Herr Troyke setzt seine Ausführungen zum Arbeitsplan 2015 des Rechnungsprüfungsamtes fort. Er informiert, dass im Rahmen der geprüften 5 Verwendungsnachweise des städtebaulichen Sondervermögens 2014 bestätigt werden konnte, dass alle dem Vermögen zuzurechnenden Einnahmen auch an das Städtebauliche Vermögen abgeführt wurden.

Derzeitig befinden sich ein Verwendungsnachweis für die Fraktionszuwendungen 2014, Förderungen des pädagogischen Personals der Musikschule 2013 und 2014 und die Ab- rechnungen des Weltkulturerbes/Bürgerhausprogramm 2009 – 2012 in der Prüfung.

 

Im Falle von, dem Rechnungsprüfungsamt für 2015 zur Prüfung angemeldeten, tatsächlich aber nicht eingereichten Verwendungsnachweisen erfolgt eine Klärung durch das Rechnungsprüfungsamt, inwieweit diese z. B. in 2016 zu übertragen sind oder eine Prüfung entfällt.

 

Herr Troyke informiert, dass das Rechnungsprüfungsamt aktuell den Prüfplan 2016 erarbeitet, dazu aber noch Abstimmungen mit den Fachämtern und Einrichtungen vorzunehmen sind. Er versichert, dass dem Rechnungsprüfungsausschuss auf seiner Sitzung am 09.03.2016 der Prüfplan 2016 vorgelegt wird.